Privacyverklaring

Gezinshuis ’t SwaneNest V.O.F. · KvK 70442517 · Van kracht per 1 januari 2026

Wie zijn wij?

Gezinshuis ’t SwaneNest V.O.F. is een vrij gevestigd professioneel gezinshuis, gevestigd aan Kerkweg 14, 4709 PA Nispen (gemeente Roosendaal). Wij zijn de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 70442517. Vragen over deze privacyverklaring? Neem contact op via thuis@swanenest.nl of 06-11 93 33 29.

Welke gegevens verwerken wij?

Gegevens van kinderen

Voor kinderen die bij ons wonen verwerken wij: naam, geboortedatum, BSN, nationaliteit, geslacht, foto’s, gezondheidsgegevens, diagnoses, medicatie, schoolinformatie, rapportages en verslagen van derden, en inhoudelijke hulpverleningsinformatie. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor goede zorgverlening.

Gegevens van ouders en gezagsdragers

Van ouders, voogden en andere betrokkenen verwerken wij: naam, adres, contactgegevens, relatie tot het kind, en voor zover nodig informatie die relevant is voor de zorgverlening en begeleiding.

Gegevens van websitebezoekers

Bij gebruik van onze website worden technische gegevens verzameld zoals IP-adres, browsertype en paginabezoek. Wij gebruiken Matomo Analytics — een privacyvriendelijk open-source alternatief voor Google Analytics. Alle data blijft op onze eigen server in Nederland en wordt niet gedeeld met derden. IP-adressen worden geanonimiseerd.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:
• Het uitvoeren van onze zorgovereenkomst en hulpverlening.
• Het opstellen en bijhouden van het Plan van Aanpak en rapportages.
• Overleg met betrokken professionals (school, therapeut, jeugdbeschermer).
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen (Jeugdwet, WGBO, AVG).
• Kwaliteitsborging en verantwoording richting gemeente en toezichthouders.
• Communicatie over onze dienstverlening.

Wij gebruiken uw gegevens nooit voor commerciële doeleinden of profilering.

Grondslag voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op de volgende grondslagen:
• Uitvoering van de zorgovereenkomst — voor de hulpverlening aan het kind.
• Wettelijke verplichting — conform de Jeugdwet, WGBO en AVG.
• Uitdrukkelijke toestemming — vastgelegd in het Toestemmingsformulier, dat jaarlijks wordt vernieuwd.
• Gerechtvaardigd belang — voor zover noodzakelijk voor veiligheid en kwaliteit van zorg.

Voor bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens hanteren wij extra zorgvuldigheid en vragen wij expliciete toestemming via het AVG-toestemmingsformulier.

Bewaartermijnen

Zorgdossiers worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijn van 20 jaar na beëindiging van de zorg, zoals voorgeschreven door de WGBO. Dit geldt ook voor rapportages, verslagen en het Plan van Aanpak.

Contactgegevens van websitebezoekers zonder zorgrelatie worden maximaal 12 maanden bewaard na het laatste contact. Analytische websitedata (Matomo) wordt maximaal 13 maanden bewaard.

Ons digitale dossier — Mextra

Wij werken met Mextra als elektronisch cliëntdossier (ECD). Mextra is gecertificeerd conform NEN7510 en ISO27002 — de Nederlandse en internationale normen voor informatiebeveiliging in de zorg.

In Mextra worden rapportages, verslagen, plannen, contacten en alle relevante informatie over de plaatsing bijgehouden. Toegang tot Mextra is strikt beperkt tot bevoegde betrokkenen. Wie toegang heeft wordt vastgelegd in het Toestemmingsformulier.

Delen met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer:
• Dat noodzakelijk is voor de zorgverlening — zoals de gedragswetenschapper (K2O), jeugdbeschermer, school, huisarts of therapeut.
• Dat wettelijk verplicht is — bijvoorbeeld richting gemeente, IGJ of Veilig Thuis.
• U daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven via het Toestemmingsformulier.

Met alle partijen die namens ons gegevens verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Wij delen geen gegevens met commerciële partijen of buiten de EU.

Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
• Recht op inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering — gegevens laten verwijderen, tenzij wettelijke bewaartermijnen dit verhinderen.
• Recht op beperking van verwerking.
• Recht op dataportabiliteit — gegevens in een gangbaar formaat opvragen.
• Recht van bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

U kunt uw verzoek indienen via thuis@swanenest.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:
• Versleutelde verbindingen (HTTPS) voor alle communicatie.
• Toegangsbeveiliging met wachtwoorden en sessiebeheer.
• Beperkte toegangsrechten — medewerkers zien alleen wat zij nodig hebben.
• Regelmatige back-ups op onze eigen server in Nederland.
• Gebruik van gecertificeerde software (Mextra — NEN7510 & ISO27002).

Bij een datalek dat risico oplevert voor betrokkenen melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies en website-analyse

Wij gebruiken twee soorten cookies:

Functionele cookies — strikt noodzakelijk voor de werking van onze website. U kunt deze niet weigeren.

Analytische cookies (Matomo) — alleen geplaatst met uw toestemming. Matomo is bewust gekozen als privacyvriendelijk alternatief voor Google Analytics: alle data blijft op onze eigen Nederlandse server, IP-adressen worden geanonimiseerd, en geen gegevens worden gedeeld met derden.

Wij gebruiken geen Google Analytics, Facebook Pixel of andere externe trackingdiensten. U kunt uw cookievoorkeuren altijd aanpassen via de cookieinstellingen onderaan de website.

Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening of de wet daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie staat altijd op www.swanenest.nl/privacy. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij betrokkenen actief. De huidige versie is van kracht per 1 januari 2026.

Gezinshuis ’t SwaneNest hecht grote waarde aan de privacy van de kinderen die bij ons wonen, hun ouders en alle andere betrokkenen. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en uitsluitend voor de doelen waarvoor ze zijn verstrekt, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom en hoe wij daarmee omgaan.

Vragen over uw privacy of een verzoek indienen? Neem contact met ons op.

Klacht over onze gegevensverwerking? U kunt terecht bij: